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Comment optimiser le contrôle d'accès et la gestion des entrées ?

25 juillet 2018

Comment optimiser le contrôle d'accès et la gestion des entrées ?

Du point de vue réglementaire, les logiciels pour le contrôle d'accès doivent être certifiés NF 525 afin d'être conforme à la nouvelle loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. De plus, les gestionnaires doivent désormais respecter le Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD), concernant la protection des données, qui est entré en vigueur le 25 mai.

La réservation et le paiement en ligne des entrées et des activités sont en plein développement: en effet, si ce choix était mentionné dans 1 appel d'offre sur 10 il y a encore 5 ans, il l'est désormais dans 1 sur 2 à l’heure actuelle.


L'importance de disposer d'un logiciel de qualité

"Les collectivités s'ouvrent de plus en plus aux nouvelles technologies : elles ont bien compris qu'elles doivent s'équiper afin d'être le plus opérationnel possible et répondre aux attentes liées à la gestion d'un centre aquatique en 2018. Par exemple, la gestion peut être simplifiée avec un seul système de contrôle d'accès pour différents équipements municipaux (piscine, gymnase, patinoire…) et donc une seule carte pour l'usager.

Par ailleurs, le domaine du contrôle d'accès est un secteur complexe et il est donc important de faire appel à des sociétés spécialisées et non des développeurs locaux, sans véritable expérience, afin notamment de s'appuyer sur un système fiable et évolutif dans le temps afin de répondre aux nouveaux besoins des clients.

 

Des logiciels sur-mesure

La problématique du contrôle d’accès et de la gestion des entrées d’un centre aquatique est à étudier dès les premières réflexions du projet (rénovation ou construction), car il a des conséquences sur la mise en place de la future structure et fait partie des premiers éléments visibles par les usagers. De manière automatique, un audit précis est réalisé pour connaître les besoins du site. Le système choisi ne sera pas le même en fonction de la configuration du centre aquatique, selon les différents espaces (bassins, zone de bien-être, zone ludique…) qu'il comprend. Un logiciel efficace permet d’optimiser les flux de l'infrastructure : encaissement des entrées, billetterie évènementielle, contrôle de la FMI, contrôle d’accès sécurisé aux structures, gestion de planning et des activités. Ainsi, le gestionnaire maitrise parfaitement la qualité d’accueil de chacun de ses espaces (accueil, vestiaires, bassin, bien-être, fitness, restauration…).

 

L'aspect marketing

Les systèmes d’accès permettent d’évaluer les espaces qui fonctionnent le mieux et d’effectuer un réel travail marketing. Le travail du gestionnaire est ainsi facilité pour communiquer avec les différents clients. Aujourd'hui, il est essentiel de pouvoir compter sur des outils automatiques afin d'informer les usagers sur la fin d'échéance de leur abonnement, sur les promotions, pour leur fêter leur anniversaire (avec ou sans cadeau) ou encore faciliter les réservations des cours. En effet, il peut tout à fait connaître en temps réel les cours de disponibles, le taux de remplissage… Une alerte peut même leur être envoyée sur leur portable pour leur rappeler l'heure de leurs cours. Tout ceci augmente la fidélisation de la clientèle et ainsi développe le chiffre d'affaires du centre aquatique.

 
Quel coût ?
 

L'investissement dépend de la taille du centre aquatique et des formules proposées : certains fournisseurs proposant un coût par établissement et d'autres selon le nombre de postes équipés. Pour une petite piscine souhaitant un équipement minimum, le coût peut commencer à environ 3 000 euros HT et atteindre 80 000 à 100 000 HT pour un grand centre aquatique équipé de différents espaces. Le ticket moyen est d’environ 30 000 euros HT, formation et assistance comprises.

En outre, la formation du personnel est primordiale : elle doit à la fois concerner les opérateurs de caisse, mais également un ou plusieurs responsables afin qu’un maximum de personnes sachent s’en servir. De plus, bien évidemment, chaque société dispose d’un contrat de maintenance annuel et d’un service technique 24h/24 et 7j/7.

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